به گزارش پایگاه خبری اقتصادآرا ،چنین محل کاری مبتنی بر اعتماد و مسئولیت شخصی است که در آن رضایت مشتریان بهبود مییابد، جابهجایی کارکنان کم میشود و بهرهوری و سودآوری افزایش مییابد.
مدیران از طریق جذب افراد مسئولیتپذیر، تعامل، بهرهوری و سودآوری را افزایش میدهند. کارمندان مسئولیتپذیر، سازندهتر هستند. آنها با کمال میل مسئولیت نتایج و خروجی کار خود را میپذیرند و بهطور مستمر به دنبال راههایی هستند که بتوانند عملکرد خودشان را بهبود بخشند. بهعنوان مثال در گروه وطنزرین، افراد، مسئولیت تصمیمات و اقدامات خود و نتایج آن را میپذیرند و حس وظیفهشناسی و پیگیری دلسوزانه امور محوله به وضوح در آنها دیده میشود، زیرا شاخص مسئولیتپذیری، در مدل شایستگی این گروه وجود دارد. مسئولیتپذیری در کنار دیگر ویژگیها، این گروه را به محیطی ایدهآل برای کار تبدیل کرده است.
چند قدم ساده وجود دارد که کارفرمایان از طریق آن میتوانند سازمان خود را به یک محل کار مبتنی بر مسئولیت تبدیل کنند؛
ایجاد یک محیط مناسب
افراد به زور مسئولیتپذیر نمیشوند بلکه آنها انتخاب میکنند که مسئولیتپذیر باشند و مسئولیت چیزی را بپذیرند. افراد خودراهبر – کسانی که خودشان را مسئول رفتار و عملکرد خود میدانند – علاقه دارند که پاسخگو باشند. آنها تمایل دارند که در شغل خود احساس مالکیت داشته باشند و در مورد نحوه انجام کارها و نحوه سنجش عملکردشان نظر بدهند. افرادی که مسئولیتپذیر نیستند، یا فقط کاری که به آنها محول میشود را انجام میدهند و یا سرکش هستند.
مدیران سعی میکنند با اصرار بر رعایت خط مشیها و رویهها، تعیین اهداف و استانداردهای عملکردی برای کارکنان، یا ارائه مشوقها، افراد را مسئولیتپذیر نگه دارند و محیطی مناسب ایجاد کنند.
ساخت روابط بر اساس اعتماد
پایه و اساس فرهنگ مبتنی بر مسئولیت، سطح بالایی از اعتماد در سراسر سازمان است. هنگامی که اعتماد بین مدیریت و کارکنان بالا باشد، این نتایج را به همراه خواهد داشت؛
- اطلاعات آزادانه رد و بدل میشود، احساسات و نظرات آشکارا مورد بحث قرار میگیرند و افراد پنهانکاری نمیکنند.
- انتظارات واضح است، اختلاف نظرها مورد بحث و بررسی قرار میگیرد و عملکرد فردی بدون نیاز به فرآیند رسمی مورد بحث و توافق قرار میگیرد.
- تفاوتها ارزشگذاری میشوند، کارمندان بهخاطر مشارکتشان احساس احترام میکنند و در مورد اینکه چگونه سازمان میتواند عملکرد بهتری باشد، نظر میدهند.
- افراد به تعهدات خود پایبند هستند، در هر کاری که انجام میدهند برای برتری تلاش می کنند و میتوانند برای حمایت روی یکدیگر حساب کنند.
مدیران بدون اعتماد به کارمندان خود و اینکه آنها برای انجام کار، بهترین خود را ارائه میدهند، نمیتوانند مسئولیتی بپذیرند و کارمندان نیز مسئولیتپذیر بودن را انتخاب نمیکنند، مگر اینکه به مدیر خود اعتماد داشته باشند. آنها باید بدانند که حمایت لازم را دریافت خواهند کرد و اشتباهات بهعنوان تجربیات یادگیری تلقی خواهند شد تا فرصت هایی برای تنبیه و سرزنش.
رهبری مبتنی بر مسئولیت
ایجاد یک فرهنگ مبتنی بر مسئولیتپذیری تنها زمانی میتواند اتفاق بیفتد که رهبران در تمام سطوح سازمان بدانند که در قبال محیط کاری که ایجاد میکنند، مسئول هستند و اینکه محیط کار تأثیر بسزایی بر انتخاب افراد مسئول و پاسخگو دارد.
مجموعهای از شواهد وجود دارد که نشان میدهد هر چه رهبران کنترل بیشتری بر کارمندان اعمال کنند، خلاقیت، بهرهوری و سودآوری کمتر میشود.
بخش چالش برانگیز این است که رهبران یاد بگیرند چگونه با کارمندان مشارکت کنند و به نظرات آنها در مورد انجام وظایفشان احترام بگذارند تا به ایجاد یک سازمان عالی کمک کنند.
به گزارش پایگاه خبری اقتصادآرا ،در ادامه این مطلب به مفهوم تخصصمحوری و مزایای آن در مسیر شغلی، میپردازیم.
تخصص شغلی چیست؟
تخصص شغلی، فرآیندی است که کارکنان، دانش، آموزش و تجربه در زمینه خاصی از تخصص را کسب میکنند. اهمیت تخصص شغلی در نیروی کار امروزی این است که نیاز به نیروی کار ماهر را رفع میکند.
تخصص شغلی با تقسیم کار متفاوت است، تقسیم کار در واقع یک روش مدیریت است که در آن کارفرما کارکنان خود را آموزش می دهد تا با تقسیم کردن کارها به بخشهای قابل کنترل، وظایف بزرگ و پیچیده را انجام دهند.
ابعاد اصلی تخصص شغلی، هم برای کارفرما و هم برای کارمند مهم است تا درک بهتری از مسئولیتها داشته باشند. این ابعاد شامل موارد زیر است؛
- تنوع در مهارت
برای اینکه هر فرد کشف کند در چه شغلی باید تخصص پیدا کند، درک اینکه هر شغلی به چه مهارتهایی نیاز دارد، ضروری است. درک تنوع مهارتها کمک میکند تا فرآیند تخصص شغلی کارآمدتر اجرا شود.
- هویت وظیفه
هویت وظیفه درک کامل از شرح شغل است که فرد را به عضوی مؤثرتر در تیم تبدیل میکند. هویت وظیفه، درک فرد از وظایفی است که در حوزه تخصص او قرار دارند و نحوه سازماندهی و اندازهگیری آنهاست.
- اهمیت وظیفه
پس از مشخص شدن وظیفه، کارفرما و کارمند باید وظایف را اولویتبندی کنند تا کارها به ترتیب الویت انجام شوند.
- خودمختاری
خودمختاری به میزان کنترل فرد بر تکمیل یک کار اشاره دارد. هرچه مجموعه مهارتهای فرد تخصصیتر شود، کنترل فرآیندها و نتیجه کار آسانتر است.
- بازخورد
بازخورد، نتیجهای است که پس از تکمیل یک کار از طریق ارتباط دوطرفهای که وجود دارد به کارفرما انتقال داده میشود. بازخورد در گرو ارائه اطلاعات مناسب به هر دو طرف است تا درک درستی از آنچه رخ داده است، ایجاد شود. اینکه آیا کار با استاندارد مناسب تکمیل شده و یا موارد بهبود قابل توجه وجود دارد یا خیر.
با درک بهتر تعریف تخصص شغلی و ابعاد اصلی آن، میتوان تخصص شغلی را بهطور کامل مفهومسازی کرد، زیرا مزایای آن بر مواردی مانند روابط کارمند و کارفرما و بازارپذیری کار تأثیر میگذارد. این مفهوم گاهی آنقدر حائز اهمیت میشود که در برخی شرکتها برای استخدام و ارزیابی نیروی کار مورد بررسی قرار میگیرد، برای مثال در گروه وطنزرین، تخصصمحوری به معنی بهکارگیری دانش فنی و مهارتهای مورد نیاز در نقش تخصصی و حرفهای خود و پذیرش مسئولیت و استفاده، گسترش و به اشتراکگذاری دانش و مهارتها به گونهای ارزشآفرین برای سازمان، شایسته شمرده میشود.
مزایای تخصص شغلی چیست؟
تخصص شغلی مزایای زیادی دارد، از جمله:
- پایین آوردن ریسک
- بهبود روحیه
- مهارت در کار
- تخصص تجهیزات
- افزایش سرعت بین کارها
پایین آوردن ریسک
تخصص شغلی، خطر اشتباه را کاهش میدهد. هنگامی که در یک شغل تخصصی داشته باشید، بر وظایف مربوط به آن تسلط خواهید داشت و در نتیجه با کاهش احتمال اشتباه، برای شرکتی که در آن کار می کنید، ارزش زمانی و مالی ایجاد خواهید کرد.
بهبود روحیه
مزیت دیگر تخصص شغلی افزایش سطح روحیه کارکنان است. اگر در محیطی با کارمندان متخصص کار کنید، متوجه میشوید که آنها تمایل دارند با یک ذهنیت تیمی مثبت باهم متحد شوند. با بهبود روحیه و حمایت سایر کارمندان متخصص، استرس ناشی از کار کمتر میشود. هنگامی که کارکنان احساس کنند مسئولیت یا نقش متمایزی را برای سازمان به ارمغان میآورند، آن کار را با انگیزه و دقت بیشتری انجام میدهند.
مهارت در کار
شاید بارزترین مزیت برای تخصص شغلی این باشد که به شما این امکان را میدهد که در یک کار خاص به مهارت بالایی دست پیدا کنید. با تمرکز حرفه خود روی زمینههای خاص تخصصی، میتوانید مهارتهای خود را اصلاح کنید یا بهبود دهید و در مسیر شغلی خود ثبات پیدا کنید.
تخصص تجهیزات
برای افرادی که دوست دارند چیزهای جدید بیاموزند، تجهیزات تخصصی که معمولاً در محیط کار تخصصی وجود دارد، میتواند یک مزیت باشد. این موضوع زمانی اتفاق میافتد که تجهیزات، مستقر یا مهندسی مجدد شوند تا نیازهای متخصصان را برآورده کنند. این محیطها میتوانند به مرکزی برای یادگیری و توسعه مهارتهای تجهیزاتی تبدیل شوند.
افزایش سرعت بین کارها
هرچه افراد بیشتر تخصص داشته باشند، وظایف کمتری بر عهده آنهاست. به عنوان مثال، یک متخصص منابع انسانی، مسئول تعداد زیادی از وظایف منابع انسانی است که میتواند شامل حقوق و دستمزد تا امور مربوط به کارمندان جدید باشد. در صورتیکه، یک متخصص کنترل کیفیت یک محصول در آزمایشگاه تنها مسئول بیشمار وظایفی است که در این حوزه قرار میگیرند. در نتیجه، متخصصان اغلب میتوانند زمان تغییر وظایف را کاهش دهند.
به گزارش پایگاه خبری اقتصادآرا ، این همسویی از طریق ارتباط مؤثر بین مدیران و کارکنان و همچنین افراد سازمان با یکدیگر است. ارتباطات کتبی و شفاهی اثربخش در محل کار به رهبری مدیر موجب شکلگیری تیمی منسجمتر و همینطور ایجاد اعتماد و تقویت روحیه کارکنان میشود که در نهایت اثر خود را به نمایش خواهد گذاشت.
با این تفاسیر میتوان دغدغه و نگرانی شرکتها درباره برقراری ارتباط صحیح در سازمان را درک کرد و به اهمیت استراتژیهایی که در پیش گرفته میشوند پی برد. در این بین سازمانهایی هستند که پیشتر به اهمیت این اصل پی بردهاند و بر آن تأکید دارند، از جمله این شرکتها گروه وطنزرین است که تلاش دارد کارکنان و مدیرانش در انتقال دانش، مهارت و تواناییها و اطلاعات به شکلی مؤثر رفتار کنند و از این خصیصه بهعنوان یک ارزش یاد میکند.
برای روشنتر شدن این مبحث در ادامه به چند سؤال اساسی درباره ارتباط مؤثر پاسخ داده شده است.
ارتباط مؤثر چیست؟
ارتباط در محیط کار بهصورت کلی به معنای تبادل نظر و اطلاعات درباره کار است، اما ارتباط مؤثر فراتر از این است، در آن پیام بهوضوح مشخص شده و گیرنده هدف آن را درک میکند.
هدف چنین ارتباطی صرفاً انتقال اطلاعات به اعضای تیم نیست، بلکه اطلاعات باید به روشی منتقل شود که همه آن را بفهمند، ضمن اینکه گیرنده تمام تمرکز خود را روی معنای مکالمه گذاشته و باعث میشود طرف مقابل توجه لازم را دریافت کند و احساس کند که درک میشود. علاوه بر این تبادل ایدهها و اطلاعات بهطور کارآمد انجام میشود و کیفیت همکاری برای انجام وظایف را ارتقاء میدهد.
مزایای ارتباط مؤثر در سازمان شامل چه مواردی میشود؟
- باعث رشد بیشتر و توسعه فرهنگ سازمان میشود، زیرا زمانیکه فضایی برای گفتوگو مهیا میشود، درک، همکاری و بهرهوری هم افزایش مییابد.
- نوآوری را افزایش میدهد، چراکه در ارتباطات مؤثر از طریق اشتراک ایدهها و همکاری، زمینهای مناسب برای نوآوری ایجاد میشود.
- باعث افزایش مهارتها میشود، در واقع ارتباطات مؤثر مهارتهایی همچون: وضوح بیان، گوش دادن فعال، ارتباطات غیرکلامی، همدلی، توانایی حل و فصل تعارضات و قدرت مذاکره را تقویت میکند.
- مشارکت کارکنان را تقویت میکند. وقتی روابط خوبی بین مدیریت و کارکنان و همچنین بین کارمندان ایجاد شود، مشارکت بیشتری برای رسیدن به یک هدف واحد خواهند داشت.
- انگیزه کار را بهبود میدهد. زمانیکه کارکنان تحت روابط مؤثر، وظایف و نقش خود را بهدرستی درک میکنند، انگیزه بیشتری برای انجام اقدامات لازم را خواهند داشت.
- بهرهوری بیشتر میشود. به این صورت که با حصول اطمینان از اینکه اطلاعات به شیوهای صحیح منتقل میشوند، کارمندان میتوانند وظایف خود را با شایستگی بیشتر انجام دهند.
- درگیریها و اختلافات محل کار کمتر میشود. از آنجایی که با وجود فرهنگها و باورهای متفاوت در محل کار، تضادها بهطور طبیعی بهوجود میآیند، استراتژی ارتباطات باز و سبکهای ارتباطی اصلاحشده میتواند تعارضات را کاهش دهد.
برای برقراری ارتباط مؤثر چه اقداماتی میتوان انجام داد؟
۱.باید از راه درست ارتباط برقرار کرد، یعنی با اطمینان از هدف، شخص و چگونگی انتقال پیام، مناسبترین روش ارتباط را انتخاب کرد، بهعنوان مثال ممکن است یک همکار ارتباط ایمیلی را ترجیح دهد و دیگری ترجیح دهد در یک جلسه حضوری شرکت کند.
۲.ارتباط دوطرفه در اولویت قرار دارد، چراکه صحبت کردن، گوش دادن فعال و بازخورد داشتن باعث میشود هر دو طرف بتوانند یکدیگر را درک کنند.
۳.باید روی مهارتهای ارتباطی کار کرد. برای دستیابی به این هدف بهتر است نکاتی همچون وضوح در گفتوگو، حفظ ادب و احترام و همینطور پذیرا بودن نسبت به شنیدن افکار و ایدههای دیگران رعایت شوند.
۴.منحصربهفرد بودن هر همکار پذیرفته شود. از طریق پذیرش و یادگیری سبک ارتباطی منحصربهفرد هر فرد، میتوان روشهای ارتباطی را با سبک انتخابی آن فرد تنظیم کرد و به این شکل ارتباط مؤثرتری با او برقرار کرد.
۵.حفظ تعامل فردی در بهبود روابط ضروری است. جلسات انفرادی مدیر با کارکنان احساس ارزشمندی در آنها ایجاد میکند و باعث تمایل بیشتر برای صحبت کردن و برقراری ارتباط میشود.
۶.برگزاری جلسات هفتگی را باید در برنامه قرار داد. در جلسات هفتگی کارمندان نظرات خود را بیان میکنند و طی آن میتوان دستاوردها، چالشها و نگرانیها را بررسی کرد. این جلسات همچنین به شفافسازی درباره کارهای انجامشده و اشتراکگذاری و شفافسازی برنامههای آتی کمک کند.
۷.تیم سازی صورت بگیرد. فعالیتهای تیمسازی یک محیط کاری پویا ایجاد میکند که در آن احساس امنیت و اعتماد به نفس افراد افزایش پیدا میکند. این فعالیتها شامل مواردی مثل بازی کردن، قرار ناهار تیمی، قرار سینما و… میشود.
۸.یک برنامه برای ارتباط تیم انتخاب شود. با استفاده از چنین پلتفرمهایی کارمندان میتوانند با یکدیگر در ارتباط باشند، بهروز بمانند و در پیشبرد پروژهها هماهنگ بمانند.
در نهایت باید این نکته را یادآور شد که ارتباط مؤثر همان فاکتوری است که به حفظ بهترین کارمندان برای سازمان، تجربه خوب حرفهای و دستیابی به اهداف کمک میکند. پس باید بهصورت مداوم روی ارتقای تعامل کار کرد و برای اجرای شیوههای جدید، خلاقانه عمل کرد.https://www.nexford.edu/insights/importance-of-communication-in-an-organization