به گزارش پایگاه خبری اقتصادآرا ،  با بهره مندی از مدیران متخصص در حوزه برنامه ریزی متمرکز (ملی ) و غیر متمرکز(استانی / منطقه ای )  و فرایند های آن امکان و شناخت نقاط ضعف، قوت، تهدید، فرصت، سرعت و همچنین بررسی  همخوانی میزان رشد وآیندنگری با آینده پژوهی صورت گرفته و بررسی همگرایی آن با قوانین و مقررات بالا دستی(برنامه اول تا ششم وهفتم، اقتصاد مقاومتی،گام دوم انقلاب) می تواند نقش بسزایی برای یک کشور، استان و بنگاه های اقتصادی وصنعتی  یا قشری خاص  ایفا نماید

در مجلس (ریاست واعضا کمیسون برنامه وبودجه)، دولت (معاون برنامه ریزی وریاست ومدیران سازمان برنامه وبودجه)، وزارتخانه ها، سازمانها و شرکتهای دولتی وخصوصی وبنگاه های اقتصادی،صنعتی وخدماتی از مدیران تحصیل کرده و باتجربه که عموما مدیران مهندس برنامه ریز مسلط به مدیریتهای ریسک، بحران،استراتژیک، پروژه و مهندسی مالی(مهندسان صنایع) می توان استفاده کرد.

در کشور توجه به این موضوع مهم در بنگاه های اقتصادی بزرگ خصوصی بالای ۹۵  درصد و در بنگاه های کوچک ومتوسط کمتر از۴۰، در شرکتها وبنگاه های صنعتی۳۰، خدماتی۱۵ و در ارکان بزرگ وزارتخانه ها وسازمان های دولتی، استانها و مجلس که از نیازهای ضروری می باشد به پایین تر از ۵ درصد میل می کند.

متاسفانه در این بخش ها عموما افردی حضور دارند که دارای تجارب فرهنگی و تحصیلات زیر شاخه علوم انسانی هستند  بعنوان مثال  در صدر ارگانهای برنامه و بودجه دولت و مجلس فرهنگیانی قرار گرفته اند که فاقد تخصص و تحصیلات مرتبط با برنامه ریزی می باشند و این مشکل تا جایی پیش می رود که  بسیاری از سازمانها وشرکتهای خدماتی و دولتی به اشتباه  از رشته های تحصیلی و افراد دارای  تجربه  در حوزه حسابداری جهت برنامه ریزی وتخصیص منابع استفاده می کنند و خطاتر اینکه اکثر چنین مدیرانی با واسطه های رانت حزبی، انتخاباتی، فامیلی و… در این مسند ها قرار می گیرند و نتیجه روشن عدم بهره وری و آینده نگری در برنامه ریزی، کسری بودجه و عدم مشتری مداری بعنوان چالشهایی هستند که بطور قطع استان، سازمان وشرکت ها با آن مواجه می گردند.

کافیست نگاهی گذارا به برخی موضوعات و مسائل گریبانگیر جامعه مانند نحوه افزایش نرخ بنزین، کمبود گاز و گرانی های تکراری گوجه فرنگی، تخم مرغ ، گوشت و اقلام اولیه مصرفی ای مثل روغن خوراکی، مایع ظرفشویی ودستشویی و مشکلات مستمر ناشی از عرضه لاستیک و خودرو، عدم ثبات نرخ سود بانکی، قیمت ارز، وضعیت بورس بیاندازیم که هر یک می تواند به خودی خود تهدید امنیت وآرامش باشد.

سیرتکامل برنامه ریزی

برنامه ریزی یکی از اولویت های مهم مدیریت می باشد آثار بجای مانده از زندگی بشر اولیه در طی صدها هزار سال پیش بیانگر آن است که انسان هیچگاه بی نیاز از برنامه ریزی نبوده است از بدوی و ساده ترین فعالیت های گروهی دررفع نیازهای نظیر شکار یا خوشه چینی  گرفته تا جدیدترین و پیچیده ترین فعالیت های اقتصادی، اجتماعی و صنعتی که عمدتاً از اواخر قرن هفدهم و درچارچوب صنایع و بازرگانی  بالید و در دوران انقلاب صنعتی متجلی شد

هر یک از مراکز بزرگ تمدن باستان همچون چین، مصر، ایران، یونان و روم به سهم خود دارای برنامه ریزی های ضمنی بوده اند  اولین برنامه ریزی  توسعه به اوایل دوران زمامداری  استالین در اتحادجماهیر سوسیالیستی شوروی سابق برمی گردد

کمی پس از سال ۱۵۰۰ میلادی، عقاید ماکیاولی مبتنی بر لزوم استفاده حداکثری  از هر چیز در خدمت حاکم، طرفداران زیادی یافت .

در حدود سال ۱۶۵۰ میلادی، لویی چهاردهم، امپراتور فرانسه زندگی روزمره و شیوه حکومت خود را براساس یک زمان بندی دقیق قرار داده بود که طبیعتاً دستگاه دولت نیز تا حدودی ملزم به رعایت این برنامه ریزی بود.

در اواخر قرن ۱۷ برنامه ریزی با اهدافی صرفاً اقتصادی متجلی شد – توماس هابز( (Thomas Hobbes دانشمند انگلیسی بر این باور بود که منافع افراد، انگیزه واقعی حرکات و فعالیت آنان می باشد.

در قرن ۱۸ آدام اسمیت اقتصاد دان معروف انگلیسی اصل تخصیص، تفکیک و تقسیم کار را ارائه نمود. در سال ۱۸۳۲ چارلز بابیچ روش علمی مدیریت رو مورد تاکید قرار داد

مدیریت علمی فردریک تیلور در اواخر قرن نوزدهم پدید آمد که چیزی جز یک ساختار برنامه ریزی و به تبعیت آن  سازماندهی نبود دهه های میانی قرن بیستم شاهد دو نوع برنامه ریزی متمرکز برگرفته از نظام سوسیالیستی و برنامه ریزی غیر متمرکز، ناشی از نظام کاپیتالیستی بوده است.

برنامه ریزی از نظر دین مبین اسلام

دین مبین اسلام نیز به برنامه ریزی توجه خاصی دارد. در آیه شریف ۴۵ سوره مبارکه اعراف پروردگار متعال فرموده است: “به موسی در هر موردی پند دادیم و به او گفتیم آنها را با قوت اجرا کن و به قوم خود فرمان ده که بهترین آنها را انتخاب و اجرا نمایند“  و این بدان معناست که در برنامه ریزی باید بهترین روش را انتخاب نمود و آن را با تمام توان انجام داد.

همپنین قران کریم در  آیه شریف ۴۷سوره مبارکه یوسف می فرماید: “یوسف گفت ۷ سال پی در پی کشت کنید و آنچه را درو کردید جز اندکی را که می خورید در خوشه اش کنار بگذارید“

نکات جالب درآیات شریفه فوق و مضنون مرتبط حاکی از آن است که : ۱- در برنامه ریزی باید بهترین روش را انتخاب نمود و آن را با تمام توان انجام داد۲- آیندگری وبرنامه ریزی برای خروج از بحران داشت ۳- نباید از برنامه ریزی در تولید غافل بود.

تعاریف مختلف برنامه ریزی

آکاف معتقد است که نیاز به برنامه ریزی آنقدر روشن است که مشکل می توان کسی را علیه آن یافت . برنامه ریزی طرحی برای یک آینده مطلوب و راههای موثر وصول به آن می باشد (آکاف )

برنامه ریزی عبارت است از : ارائه طروقی برای عملیات آینده که متضمن نتایج معین با هزینه مشخص و در دوره  زمانی معلوم است ( سیریل هودسن )

برنامه ریزی فرایند مستمری است از تصمیمات سیستماتیک با در دست داشتن بهترین اطلاعات ممکن نسبت به آینده سازماندهی منظم، کوشش های لازم برای انجام این تصمیمات و سنجش و مقایسه نتایج بدست آمده با انتظارات، از طریق فراگرد بازخور)ایران ن‍ژاد پاریزی وساسان گهر)

برنامه ریزی شامل انتخاب از میان شقوق مختلف عملیات آینده برای کل موسسه و هریک از ادارات یا واحدهای داخلی آن است ( کونتز، ادانل و وایهریخ )

برنامه ریزی را نوعی تصمیم گیری آینده نگرانه می داند و آن را فرایند تصمیم گیری قبل از عمل قلمداد میکند(راسل آکوف)

برنامه ریزی شامل تعیین اهداف و انتخاب مناسب ترین وسیله رسیدن به ان هدف ها پیش از هرگونه اقدام است (لِیوناردگوداشتاین)

ویژگی های برنامه ریزی :

۱- برنامه ریزی ماهیتاً با پیش بینی همراه است  اصولاً قبل از این که عملی انجام شود بایستی نوع کار و چگونگی انجام آن را معلوم کرد .

۲ – برنامه ریزی یک نظام تصمیم گیری است .

۳- برنامه ریزی بر نتایج مطلوبی تاکید دارد که در آینده بدست  می آید .

عملیات برنامه ریزی جهت ۶ عامل صورت می پذیرد: ۱- تعیین مسیر۲- کاهش تآثیرتغییرات۳- افزایش کارایی واثر بخشی ۴- تغییر محیط۵- تدوین استاندارهایی برای تسهیل کنترل ۶- کاهش ضایعات واضافات

ویژگی یک برنامه ریزی خوب ومؤثر:

۱- هدف های برنامه باید روشن، مشخص و قابل فهم باشد .

۲- یک برنامه خوب باید ساده و جامع باشد

۳- برنامه باید کاملاً متعادل و در عین حال قابل انعطاف باشد .

۴- هر برنامه باید دارای محدودیت زمانی باشد.

۵- برنامه باید با همکاری کارکنان تهیه شود .

۶- وحدت برنامه ریزی از جانب مدیران مختلف مورد تاکیدقرار گیرد.  

طبقه بندی روش های برنامه ریزی:

الف)انواع برنامه ریزی از نظر تمرکز و عدم تمرکز عبارتند :           

۱- برنامه ریزی متمرکز

۲- برنامه ریزی  غیر متمرکز

– در نظام متمرکز، معمولاً برنامه ریزی برای کل سیستم یا سازمان و یا کشور به صورت یکسان انجام می شود .

– در برنامه ریزی متمرکز سطوح پایین تر سازمان دخالتی در برنامه ریزی ندارند .

– در نظام برنامه ریزی متمرکز ارتباط به صورت یکطرفه و از جانب مقامات بالا به طرف مجریان در سطوح پایین جریان دارد .

– در نظام برنامه ریزی غیر متمرکز ، تصمیمات در پایین ترین سطوح یعنی واحدهای اجرایی اتخاذ می شود .

– در نظام برنامه ریزی غیر متمرکز ، ارتباط به صورت دو طرفه و در تمام سطوح جریان دارد .

– در نظام برنامه ریزی غیر متمرکز توجه به نیازها ، امکانات و انتظارات در مناطق مختلف کشور یا سازمان بیشتر لحاظ میشود .

محاسن نظام برنامه ریزی متمرکز:

۱-    بعلت آنکه تصمیم گیری توسط عده معدودی انجام میشود ، تصمیم ها سریع تر اتخاذ می شود .

۲-    تربیت و تأمین نیروی انسانی سریعتر انجام می شود .

۳-    به خاطر آنکه همه استانها و مناطق کشور از نظر مالی وابسته به مرکز هستند از بودجه و امکانات مالی نسبتاً یکسانی بهره مند می شوند .

۴-    مشکلات و مسائل اجرایی مشابه و معدودی وجود دارد (وحدت دراتخاذ تصمیمات )

معایب نظام برنامه ریزی متمرکز :

۱-    به علت اتخاذ تصمیم توسط مدیران عالی و دور بودن آنها از محیط اجرایی اکثر تصمیماتشان با نیازها ، شرایط ، امکانات موجود مطابقت نمی کند .

۲-    به لحاظ آنکه برنامه ها بطور یکسان برای تمام نقاط کشور تهیه میشود نیازها و شرایط و امکانات محلی نادیده گرفته می شوند .

۳-    در این برنـامه از فرصت بهره مند شدن ازنـظرات مجریان برنامه ، به ویژه متخصصان و مدیران واحدها محروم می مانند .

۴-    میزان آزادی عمل در برآوردن نیازهای محلی و حل و فصل مسائل مالی و اداری در این نوع برنامه کم است .

۵-    در صورت وجود نقص در این برنامه ها ، زیان حاصله شامل تمام کشور یا سازمان می شود .

۶-    مجریان و مدیران قادر نیستند که برنامه های ابلاغی را در راستای پاسخگویی به نیازها و شرایط و امکانات محلی تغییر دهند .

محاسن نظام برنامه ریزی غیر متمرکز

۱-    تصمیم گیریها توسط افرادی انجام میشود که با محیط سازمانی آشنایی دارند .

۲-    به نیازها و تفاوت های انسان ها توجه بیشتری معطوف می شود .

۳-    به نیازها، مختصات، شرایط و کمیت و کیفیت منابع و امکانات محلی و منطقه ای توجه بیشتری می شود .

۴-    آزادی بیشتر و ارتباط آسان تر بین مسئولان ، برنامه ها و مجریان برنامه ها قرار دارد.

۵-    برنامه ریزی با شرکت مسئولان و مجریان برنامه در سطوح مختلف انجام می گیرد و در نتیجه نظرات و پیشنهادات و راه حل های آنها را شامل می شود .

معایب نظام برنامه ریزی غیر متمرکز

 ۱- وجود اختلاف نظرها و تفاوت در سلیقه ها و در نتیجه اشکالات در تصمیم گیری ها

۲- کندی و عدم هماهنگی در تصمیمات اتخاذ شده در سطوح و واحدهای مختلف

۳- مشکلات متنوع و متفاوت ، به ویژه در راه ایجاد هماهنگی و ارتباط

۴- احتیاج به وسایل و مواد متنوع تر و فراوان تر

۵- صرف هزینه های بیشتر ، دوباره کاری و گرانتر تمام شدن برنامه ریزی برای کل جامعه

۶- لزوم ایجاد یک سازمان نظارت کننده ، هماهنگ کننده و وحدت دهنده

ب- برنامه ریزی ازنظر استراتژیک ، تاکتیکی و عملیاتی (معیارهای تشخیص):

۱- افق زمانی :

۲- دامنه تأثیرات ( کل سازمان / بخش های سازمان / واحدهای سازمان )

۳- سطح تصمیم گیری برنامه ریزی استراتژیک معمولاً در سطوح بالاتر سازمان تصمیم گیری می شود . 

وجوه افتراق برنامه ریزی استراتژیک و عملیاتی :

برنامه ریزی استراتژیک به منافع آتی سازمان توجه می نماید . اما برنامه ریزی عملیاتی به منافع فعلی واحدها توجه دارد .

برنامه ریزی عملیاتی نسبت به برنامه ریزی استراتژیک بطور نسبی مخاطرات کمتری دارد .

برنامه ریزی عملیاتی بیشتر بر بازدهی و کارایی ( انجام درست کار ) تاکید دارد ولی در برنامه ریزی استراتژیک اثر بخشی و انتخاب اهداف مناسب مد نظر می باشد ( یعنی انتخاب کارهای درست )

در برنامه ریزی عملیاتی روش های کار غالباً تجربه شده و متکی به دستاوردهای گذشته است در حالی که برنامه ریزی استراتژیک روش های نو و تجربه نشده را نیز مورد مطالعه قرار می دهد.

در برنامه ریزی استراتژیک ساختار ، شرایط و محیط متغیر فرض میشود بنابراین تصمیمات باید با انعطاف بیشتر اتخاذ شود ، ولی در برنامه ریزی عملیاتی ساختار و شرایط محیطی دارای ثبات نسبی فرض می شود و انعطاف پذیری تصمیمات کمتر است

مدلهای برنامه ریزی :  

مراحل برنامه ریزی مدل آندروگرین       

۱-    تجزیه و تحلیل وضعیت موجود:( در سه زمینه بررسی می کند)- نیاز مرتبط مردم چیست ؟- خدمات و منابع مرتبط – سیاست ها و خط مشی های

۲-    تعیین اولویت ها (اهداف کلی و اهداف ویژه

۳-    ارزیابی حق انتخاب

۴-    برنامه ریزی

۵-    اجرا و پایش

۶-    ارزشیابی

مدل کونتز و وایهریخ (مراحل عمومی برنامه ریزی ):

۱- آگاه بودن نسبت به فرصت ها

۲- تعیین هدفها

۳- تعیین پیش فرضهای لازم برای برنامه ریزی

۴- تعیین شقوق مختلف عملیات : بررسی و تشخیص راه حلهای مختلف

۵- ارزیابی شقوق مختلف

۶- انتخاب یک شق ( راه حل )

۷- تنظیم برنامه های فرعی ( کمکی یا پشتیبانی ) : تعیین برنامه هایی که برای پشتیبانی از برنامه اصلی ضروری است .

۷-    نشان دادن برنامه ها در قالب اعدادو ارقام از طریق بودجه بندی.

مراحل کلی برنامه ریزی “الگوی تطبیقی “

۱- گام صفر ( اقدامات مقدماتی )

– انتخاب تیم برنامه ریز ، سازماندهی گروه ، کسب مهارت برای برنامه ریزی در زمینه مورد نظر از طریق برگزاری کارگاههای آموزشی ، تمرین کار گروهی و ….

۲- تحلیل وضعیت موجود

الف – تحلیل محیط داخلی

– نیروی انسانی- تجهیزات و تسهیلات-پول و سرمایه- فضاها ( مکان فیزیکی )- مدیریت-فرهنگ سازمانی

ب – تحلیل محیط خارجی: ۱- اختصاصی (عرضه کنندگان،رقبا،مشتری، سرمایه داران، قوانین و مقررات) ۲ –عمومی (فرهنگی  اجتماعی،  سیاسی، اقتصادی، امنیتی و نظامی، جغرافیایی(

اهداف تجزیه و تحلیل وضع موجود

یک برنامه ریزی منسجم وبا نگاه آینده حتما شناخت کافی و وافی به حال (وضع موجود )دارد

الف- شناختن نقاط قوت وضعف

ب- شناختن فرصت ها و تهدید ها

۳- M.V.V.G.& O    (چشم انداز- مآموریت – ارزش – هدف… برنامه عملیاتی از ارکان یک برنامه ریزی می باشد یعنی مشخص شدن پیش نیازهای یک برنامه می باشد وهمچنین آنچه یک برنامه رابه هدف می رساند همانا منابع – فرایندها- زمان وعاملان ومسولین وهمکاری بین فعالیت می باشد

        Mission . Vission. Value . Gols and Objective

۴- تعیین اهداف برنامه: تعیین اهداف کلی و تفصیلی  اولویت بندی اهداف

تکنیک های کمی و کیفی آینده نگری از جمله تحلیل روند، روش دلفی و …..

۵- تصمیم گیری در مورد کلیات برنامه

تعیین راههای گوناگون نیل به اهداف برنامه ، ارزیابی شقوق مختلف و انتخاب بهترین روش

۶- پیش بینی رویدادهای آتی یا آینده نگری استفاده از

۷- فازتدوین  عملیاتی : تعیین مسئولیت های اجرایی ( چه
کسی )، ارائه راهکارهای اجرایی (چگونه )، تخمین بودجه، تسهیلات، تجهیزات و سایر منابع مورد نیاز، زمان بندی اجرا(چه وقت )، مکان اجرا (کجا)، ضمانت اجرا ( پاداش ها و تنبیهات )

۸- اجرا و پایش برنامه ها :

اجرای برنامه ها در عمل و کنترل مستمر بر نحوه اجراء از طریق فنون کنترل ( روشهای آماری کنترل بودجه ای، نمودار گانت، کنترل نقاط بحرانی ( CPM )

۹- ارزشیابی و اعمال اصلاحات

 برنامه عملیاتی چیست  ؟

برنامه عملیاتی در واقع سر رسید سازمان و بازوی اجرایی برنامه ریزی استراتژیک است در حالیکه برنامه ریزی استراتژیک در تعیین دور نما و مسیر حرکت برای آینده کمک می کند  این مهم تحقق نخواهد یافت مگر از طریق برنامه ریزی عملیاتی که دور نما و مسیر حرکت سازمان را زنده و پویا نگه می دارد

·        دونکته مورد توجه و مجزا دربرنامه عملیاتی، برنامه ها و فرایند ها می باشند. برنامه عملیاتی در واقع یک سند و مدرک با نتایج – اختصاصی مشخص در یک دوره زمانی ( معمولاً یک سال )
می باشد .

·         همچنین برنامه عملیاتی دارای فعالیتهای اختصاصی همراه با منابع لازم برای آنها، جهت حصول نتایج می باشد .

·         فرایند برنامه ریزی عملیاتی در واقع درگیری مستمر و مداوم مجریان، مدیران و کارمندان کلیدی در تهیه برنامه های عملیاتی برای کل سازمان و نیز برای واحدهای اختصاصی سازمان می باشد .

·        از نقاط قوت اختصاصی این فرایند، تاکید آن بر روی برنامه ریزی تیمی می باشد که از طریق پیگیری تشکیل جلسات منظم و باسازماندهی خوب دنبال می شود . این خصوصیت موجب ایجاد اعتماد سازمانی و تعهد نسبت به برنامه عملیاتی می گردد .

برنامه عملیاتی قسمت نهایی مدیریت در هر سازمان می باشد و اهداف آن عبارتند از :

 رسیدن به نتایح کوتاه مدت عملی

نتایج کوتاه مدت شامل نتایج مالی، عملکرد فروش تکامل محصول جدید، بازار و مشتریان جدید و توسعه نیروی انسانی می باشد. البته به این قسمت ها محدود نمی شود . این نتایج و اهداف لازم است نسبت به آنچه که در برنامه ریزی استراتژیک در نظر گرفته شده اند ، جزئی ترو اختصاصی تر شوند .

–          استفاده از جزء سالی جاری ( تقویم ) در برنامه استراتژیک یک سازمان

برنامه عملیاتی اولین وسیله ای است که برنامه استراتژیک را به فعلیت در می آورد ، بنابراین باید به نحو دقیقی هماهنگ و ادغام یافته با برنامه استراتژیک باشد .

–          تضمین این امر که تمامی قسمت های سازمان با هم به طرف جلو هدایت می شوند :

–          درگیر نمودن و ایجاد تعهد در تمام افراد کلیدی جهت دستیابی به اهداف سازمانی

اجزای برنامه عملیاتی چیست و چگونه این اجزاء با همدیگر تطابق می یابند ؟

برنامه عملیاتی از شش جزء اصلی تشکیل شده است(   تحلیل  عملیاتی – نواحی نتایج کلیدی – شاخص های عملکردی – اهداف عملیاتی – برنامه های کاری – بودجه ها) این مدل قیفی شکل است(از بالا به پایین ) ، این واقعیت را نشان می دهد که برنامه ریزی مدیریتی و تصمیم گیری از قسمت گشاد و کلی آن به طرف قسمت باریک و اختصاصی تر حرکت می نماید . مسیری که فرایند برنامه ریزی طی می کند از جزء وسیع شروع و رفته رفته به قسمت باریکتر و اختصاصی تر، ختم می شود .

تحلیل عملیاتی چیست ؟

تحلیل عملیاتی یک ارزیابی در سطوح اجرایی از عملکرد سازمان و مسائل عمده آن است که در سالهای آتی نیز ذاتاً تاثیر گذار خواهد بود .

این ارزیابی، ارتباط کلیدی بین برنامه استراتژیک و تکامل برنامه عملیاتی را فراهم می نماید . همچنین فرصت ها و تهدید های کوتاه مدت ، در قابلیت دسترسی به منابع و اولویت های اصلی را که تیم برنامه ریزی برای استقرار برنامه در سال آتی بدان نیاز دارد بررسی می کند .

       نیازهای استراتژیک بلند مدت سازمان را با الزامات عملیاتی کوتاه مدت ادغام می نماید ،تمرکز مستمر روی حل تعدادی از نتایج حساس را از طریق فرایند برنامه ریزی تضمین می کند ،، اطلاعات پایه از اهداف واقعی و فعالیت برنامه هایی که تهیه می شود را در اختیارما قرار می دهد.

      باعث فراهم آوردن فهم و توافق در میان اعضای تیم برنامه ریزی بر روی مسائل مهمی می شود که سیمای سازمان را نشان می دهد

تحلیل عملیاتی چه مراحلی دارد ؟

چهارمرحله اصلی در مدیریت تحلیل عملیاتی   با نام های زیر بترتیب در اجرا آورده شده است .

۱- Identify   issues  ۲- Prioritize issues     ۳- Analyze  issues          ۴- Summarize issues

·        تعیین لیست مشکلات : تهیه فهرست جامع توسط اعضای تیم از مسائل احتمالی تاثیر مهمی بر روی عملکرد عملیاتی در سال آتی دارد .  

·        اولویت بندی مسائل : ابتدا باید تیم برنامه ریزی در باره ۳ تا ۶ مورد از مهمترین مسائل عملیاتی که احتمالاً بزرگترین اثر را در کل سازمان دارند، به توافق برسند .

در مورد مسائل مهم دیگر که از حساسیت کمتری برخوردارند، می توان فعالیت در مورد چنین مسائلی را به واحد و یا واحد کار مشخص واگذار کرد .
۳- تحلیل مساله

·        جمع بندی مسائل : در این مرحله لازم است مسائل اختصاصی و دوره های فعالیت نسبی لازم برای حل آنها مستند شودو این نتایج و جمع بندی ها به وسیله اطلاعات حاصل از مراحل قبلی ، حمایت شود

تعیین نواحی نتایج کلیدی شاخص های عملکردی :

نواحی نتایج کلیدی به صراحت معرف خود می باشند . نواحی نتایج کلیدی در واقع محلهایی هستند  که برای عملکرد موثر در سازمان وجود این نواحی ضروری می باشد .

اگر سازمان بخواهد به طور موفقیت آمیزی ماموریت خود را انجام دهد و به محصولات مورد انتظار از طریق برنامه عملیاتی برسد ، موفقیت های داخل این نواحی الزامی می باشد . نواحی نتایج کلیدی همه آنچه که سازمان انجام می دهد را پوشش
نمی دهد این نواحی عنوانهای اصلی را مشخص می نماید .

۱- به طور کلی ۴ تا ۶ محل اصلی داخلی که برای عملکرد سازمان در طی سال آتی الزامی می باشند ، مشخص شوند . بعضی از نواحی نتایج کلیدی مثل درآمد ، فروش و تولید ممکن است به طور مداوم در هر برنامه عملیاتی مد نظر قرار گیرند .

۲- نواحی نتایج کلیدی ، هر دو واحدهای مالی و غیر مالی را شامل می شود .

۳- نواحی نتایج کلیدی در حمایت مستقیم برنامه استرات‍ژیک  سازمان خواهند بود

·        نواحی نتایج کلیدی در تمام برون داده های سازمانی را پوشش نمی دهند ولی تعدادی از نواحی بحرانی که فعالیت های اولویت دار در آنجا مدیریت شود را بایستی مشخص نمایند .

هدف شاخص های عملکردی:

شاخصهای عملکردی، عواملی قابل اندازه گیری در داخل نواحی نتایج کلیدی هستند که می توانند در اولویت بندی اهداف ، سودمند واقع شوند به طور کلی شاخصهای عملکردی، تشخیص آن چیزی است که باید اندازه گیری شود، نه این که چه مقدار و چه وقت .

شاخص های عملکردی حداقل چهار مزیت در فرایند برنامه ریزی دارند .

–         انتخاب عوامل قابل اندازه گیری مربوط به اهدافی که لازم است در این زمان اولویت بندی شوند

–          برقراری گامهای عملی اختصاصی برای  دستیابی به اهداف

–          پیگیری عملکرد مربوط به اهداف و فعالیت برنامه

–          خطوط راهنما برای تعیین شاخصهای عملکردی :

–          در شرایط طبیعی ، شاخصهای عملکردی باید دارای معیارهای زیر باشند .

۱- شاخصهای عملکردی ، قابل اندازه گیری هستند و به هنگام مرتب نمودن اهداف در داخل واحدهای کلیدی انتخاب می شوند .

مشخص کردن فهرستی از عوامل قابل اندازه گیری موجود در هر ناحیه کلیدی

۲- این شاخصها می توانند در ارتباط با هرکدام و یا تمام موارد زیر انتخاب شوند :

– موارد اصلی و عمده مثل درآمد، سود، کل درآمد نقلیه و تعداد مشتریان خدمت گرفته

 درصدها مثل سود، سهم فروش، فروش تولید ات جدید، ترخیص بموقع ، مشتریان جدید

 دستاوردهای مهم، مثل اجرای برنامه های عمده، گواهینامه ها، شناسایی جامعه یا صنعت و فراگیری فنون

 مشکلات حل شونده، مثل موجودی کالا، نقایص کیفیت

۳- شاخص های عملکردی تعیین می کنند که چه چیزی باید اندازه گیری شود و مقدار و جهت اندازه گیری را تعیین نمی کند .

انتخاب اهداف عملیاتی:                    

•        اهداف عملیاتی کدامند واز کجا سرچشمه می گیرند؟

•        اهداف عملیاتی، مفاهیم و نتایج قابل اندازه گیری برای اجرا و انجام در محدوده زمانی برنامه عملیاتی( معمولاً یک سال می باشد)

•        یکی از مقاصد تعیین اهداف سازمانی اولویت بندی موفقیتها و دستاوردهای قابل پیش بینی و مشخص می باشد.

•        برای بیشتر سازمانها ۴ تا ۶ هدف با طرحها و برنامه های کاری مکتوب، مطلوب است.

چطور به اهداف عملیاتی برسیم:

۱- هدف نویسی با کلمه ای که بصورت مصدری و به دنبال خود یک فعالیت و یا فعل عملیاتی را به دنبال دارد شروع می شود .

۲- هدف باید مشخص کننده یک نتیجه خاص قابل اندازه گیری باشد .

۳- هدف باید یک موعد مقرر یا فاصله زمانی مشخص تا زمان تحقق داشته باشد

۴- حداکثر هزینه عوامل را مشخص نماید

۵- تا آنجا که ممکن است خاص ، کمی ( و بنابراین قابل سنجش و قابل (ثبات ) باشد .

۶- چه چیزی و چه زمانی را مشخص سازد و از وارد کردن چرا و چطور در تحقق اهداف اجتناب شود .

۷- در حمایت مستقیم از استراتژی سازمان و یا هماهنگ با آن و دیگر برنامه های سطح بالای سازمان باشد .

۸- در عین حال که سخت کوشی را می طلبد ولی منطقی و قابل حصول باشد .

تهیه برنامه های کاری :

برنامه های کاری ابزارهای اختصاصی جهت نیل به اهداف  بوده بایستی پنج  جزء زیر را در برداشته باشند :

–         گامهای اختصاصی یا فعالیتهای لازم

–          تعیین مسئول اجرای هریک از گامهای اختصاصی یا فعالیتها

–          زمان تحقق گامهای اختصاصی یا فعالیتها

–          نتایج مورد نیاز اختصاص یافته به منظور انجام فعالیتها

حفظ روز پس خوراند برای پایش پیشرفت هریک از فعالیتها

بیشتر برنامه های کاری با توجه به میزان سادگی یا پیچده بودن امور دارای ۵ تا ۱۰ گام یا فعالیت اصلی می باشند کمتر از ۵ فعالیت نشان می دهد که ملاحظات کافی در تعداد فعالیتهای لازم صورت نگرفته است و بیش از ۱۰ مورد نشان می دهد که بیشتر به جزئیات پرداخته شده است تا فعالیتهای درست و مناسب

اهداف برنامه کاری چیست ؟

                        اولین و مهمترین هدف برنامه کاری روشن کردن ماهیت آن چیزی است که برای دستیابی به اهداف بایستی اتفاق افتد با وجود بدیهی بودن این مورد، اهمیت این ملاحظات زمانی معلوم می شود که بعضی موارد نادیده گرفته شوند . معمولاً این گونه واماندگی موقعی اتفاق می افتد که افراد انجام فعالیتهای مورد انتظار را فراموش نمایند . برای مثال یک پروژه به این علت که افراد نتوانند یک تماس تلفنی مهم برقرار نمایند و یا فراموش کردن یک تست اختصاصی، با نرسیدن بموقع یک قسمت ازاطلاعات حیاتی یایک قطعه کلیدی ، یا از میان رفتن تعهد افرادی که معمولاً قابل اعتماد بوده اند به تاخیر بیافتند یا اصلاً انجام نشود . بنابراین ارزش برنامه کاری در سطح سازمان یا واحد ، تضمین انجام فعالیتهای است که نباید فراموش شوند .

دومین هدف برنامه کاری آزمایش و معتبر کردن خود اهداف می باشد . اهداف معمولاً براساس نتایج مطلوب و بدون هیچ گونه تضمین واقعی که دستیابی به آنها را نشان دهد. پایه گذاری می شوند .

برنامه کاری اساس و پایه بسیار منطقی جهت اطمینان از موارد زیر را فراهم می نماید :

–         آیا اهداف به طور معقول در دوره زمانی برنامه تحقق می یابد ؟

–          آیا دانش و مهارتهای ضروری برای انجام برنامه در سازمان وجود دارد ؟

–          آیا منابع لازم در دسترس است و یا می تواند تامین گردد ؟

–          آیا تمام اطلاعات ضروری فراهم شده است ؟

–          آیا موارد دیگر وجود دارد که لازم است در نظر گرفته شوند ؟

انتخاب اهداف عملیاتی :

اهداف عملیاتی کدامند  و از کجا سرچشمه می گیرند . اهداف عملیاتی بیانگر نقطه مرکزی هر برنامه عملیاتی است، ۳ جزء اول فرایند برنامه ریزی عملیاتی ( تحلیل عملیاتی، نتایج کلیدی و شاخص های عملکردی ) اطلاعات لازم برای تدوین اهداف را به ما می دهند دو جزء باقیمانده دیگر ( برنامه کاری بودجه ) وسایل و امکانات لازم برای تحقق اهداف را تامین می نمایند .

هدف سوم برنامه کاری کمک به عنوان یک وسیله ارتباطی برای دیگر افراد داخل سازمان می باشد که لازم است در اقدامات و فعالیتهای در نظر گرفته شده همکاری نمایند یا تحت تاثیر قرار گیرند. شکل زیر یک روش موثر برای تهیه برنامه کاری را نشان می دهد .

روش تهیه برنامه کاری

۱- فعالیتهای پیشنهادی در پاسخ به سوالات زیر را تعیین نمائید .

–          چه فعالیت ها یا نتایجی احتمالاً در دستیابی به این اهداف شرکت خواهند داشت ؟

–          چه مشکلات اختصاصی ، موانع و یا مسائلی نیاز دارند که به منظور دستیابی به اهداف حل شوند ؟

–          چه اقدامات مرتبی برای حل این مشکلات لازم است ؟

–          به چه روشهای مختلفی این هدف می تواند تجزیه شود  (مثل  دوره های زمانی، بخش واحد، سطح مسئولیت، محل جغرافیایی )

۲- در این زمان بر روی ترکیبی از این فعالیتها برای دستیابی به هدف به توافق برسید

۳- این فعالیتها را به مراحلی از ۵ تا ده گام اصلی تبدیل نمائید به نحوی که هر مرحله بر روی یک نتیجه اصلی متمرکز باشد و احتمالاً می تواند هدف یک فرد یا واحد باشد .

۴- برای هر مرحله فعالیت موارد زیر را تعیین نمائید .

 مسئول – اصلی و سایرین

 تقویم – شروع و اتمام

 منابع – پول و زمان

 روند پس خوراند

۵- تجدید نظر برنامه کاری پیشنهاد شده با سطوح پایین در سازمان و دیگر افرادی که نقش کلیدی در برنامه دارند به منظور معتبر نمودن و همچنین توافق و حمایت از آنها

تهیه برنامه کاری

هدف : هدف اختصاصی عملیاتی برای فعالیتی که فراهم شده است ، نوشته می شود .

مراحل فعالیت: پنج تا ده فعالیت اصلی یا وقایع اصلی یا وقایع و اقدامات اصلی که لازمه دستیابی به هدف است، نوشته می شود.

مسئوولیت : شامل افراد خاص ( یا واحدهای خاص ) که مسئوول انجام هر یک از مراحل کاری هستند ، این فرد در واقع مسئوول نهایی انجام فعالیت در هر مرحله می باشد و سایرین شامل هر فرد دیگری است که در مرحله خاصی دارای نقش کلیدی می باشد .

تقویم : محدوده زمانی است که باید مراحل کاری در آن محدوده انجام شود زمان شروع در واقع زمانی را تعیین می نماید که فعالیت باید در آن زمان شروع شود و زمان تکمیل در واقع زمانی است که باید آن فعالیت یا وقایع به اتمام برسد .

منابع : در نظر گرفتن کل هزینه برای تکمیل هریک از مراحل کاری یا فعالیت می باشد . هزینه در واقع شامل تمام هزینه ها به جز نیروی انسانی می باشد ، مثل تجهیزات ، مواد ، سیستم و پشتیبانی .

زمان: در واقع مقدار و زمان کاری صرف شده از طرف کارکنان می باشد که برای تکمیل هریک از مراحل کار صرف می گردد ( معمولاً به ساعت یا روز نوشته می شود ) و به منظور تامین اطلاعات لازم برای تدوین و تعیین نیاز نیروی انسانی و هزینه به طور مجزا در نظر گرفته می شوند .

روند پس خوراند :

 این روند شامل روشهای اختصاصی است . ( یا شاید لازم باشد که تهیه شوند ) . برای تامین اطلاعات لازم جهت پیگیری پیشرفت برنامه در هریک از مراحل ، روند پس خوراند می تواند از ساده ترین آنها به صورت یک جلسه گزارش دهی یا اطلاع رسانی تا درگیر نمودن سیستم اطلاعات تکامل یافته برای تهیه گزارش متغیر باشد .

جمع آوری را می توان با تهیه یک فهرست شامل کارهایی که باید انجام شوند ( چک لیست ) ، به هنگام آماده نمودن برنامه عملیاتی نهایی انجام داد. تکمیل چنین فرمهایی به تضمین فراموش نشدن عوامل کلیدی در برنامه کمک می کند . شکلهای ۳-۶ و ۴-۶ مثالهایی از برنامه های کاری در نظر گرفته شده برای دو هدف اختصاصی را نشان می دهد .

برنامه های کاری در واقع وسیله و ابزاری هستند که نحوه دستیابی به اهداف را نشان می دهند . این برنامه ها دارای مراحل و یا فعالیتهای مورد نیاز ، مسئول اجرا، زمان لازم برای انجام فعالیت و منابع مورد نیاز می باشند. تهیه برنامه کاری به صورت یک و یا ترکیبی از روشهای تعیین وقایع یا فعالیتهای اختصاصی روش تحلیل یا حل مساله و یا یک سری از اهداف کوچکتر و کوتاهتر صورت می گیرد. علاوه بر این برنامه های کاری، در نحوه دستیابی به اهداف و همچنین در آزمون و معتبر کردن اهداف و به عنوان یک وسیله جهت برقراری ارتباط با قسمتهای دیگر سازمان کمک می نمایند .

تلفیق بودجه ها در برنامه عملیاتی :

بودجه ، بودجه است و برنامه ، برنامه و این دو هرگز به هم  نمی رسند و هیچ داد و فریادی در این مورد در هیچ سازمانی نباید باشد .

بین بودجه و بودجه بندی تفاوت وجود دارد . بودجه مدرک و سندی است که برنامه عملیاتی را در عبارات و اصطلاحات مالی و پولی بصورت جزء به جزء بیان می کند . هدف آن تهیه چهارچوب مالی از پیش تعیین شده است که در آن سازمان می تواند به اهداف خود برسد .

بودجه بندی فرایندی است جاری و مستمر که بافعالیتهای از قبیل تعیین، تخصیص و کنترل منابع مالی لازم برای نیل به اهداف سازمان همراه می باشد .

هدف بودجه بندی چیست ؟

اهداف اصلی بودجه بندی به عنوان ابزار مدیریت که آخرین جزء در فرایند برنامه ریزی عملیاتی است عبارتند از :

۱- بهینه کردن مصرف منابع محدود مالی برای رسیدن به نتایج مطلوب

۲- فراهم کردن امکانات مالی مستمر برای برنامه

۳- تمرکز و تاکید بر موارد اولویت دار که اهمیت مالی بیشتری برای سازمان دارند .

۴- در نظر گرفتن جلسه اضافی برای ارتباط، مشارکت و وارد شدن در فرایند برنامه ریزی و بودجه بندی

بدین ترتیب بودجه بندی یک ارتباط حیاتی در کل فرایند برنامه ریزی عملیاتی برقرار می کند و این ارتباط حیاتی در واقع با سایر اجزای برنامه عملیاتی را تضمین می کند

سه نقش اصلی بودجه بندی در فرایند برنامه ریزی عملیاتی :

۱- تعیین سطح منابع مالی لازم برای رسیدن به اهداف برنامه

۲- اختصاص منابع مالی موجود برای تضمین مصرف بهینه آنها در انجام اهداف برنامه

۳- کنترل مصرف منابع موجود برای تضمین تحقق اهداف برنامه

نتیجه گیری:

بودجه بخش تکمیلی برنامه عملیاتی است برای اطمینان از این که بودجه و برنامه در طول فرایند برنامه ریزی عملیاتی لحاظ گردد . لازم است یک فرایند بودجه بندی موثر مد نظر قرار گیرد . تاکید ما بر روی فرایند بودجه بندی است نه بر روی تهیه بودجه

بودجه بندی به عنوان یک فرایند جاری از تعیین ، تخصیص ( از جمله هماهنگی یا برنامه عملیاتی ) و کنترل منابع مالی به منظور نیل به اهداف سازمان تعریف شده است .

بکارگیری موثر و کارآمد فرایند بودجه بندی به ارائه واقع گرایانه بودجه در وهله اول و نیز ماندن در محدوده آن زمانی که تعیین شد، بستگی دارد .

سه منبع موجود عمده و مهم اطلاعات که می تواند به مدیران در تهیه و کنترل بودجه کمک کند عبارتند از : برآورد واقع گرایانه منابع لازم برای نیل به اهداف و اجرای برنامه های عملیاتی، استفاده از استانداردها و نسبتها و ضرایب تاریخی قابل اعتماد و بررسی عملکرد بودجه برای برنامه ریزی .

تصمیم گیری تخصیص بودجه براساس تامین نیازها برای انجام و نیل به اهداف سازمان ، تعادل و هماهنگی نیازهای کوتاه مدت و بلند مدت و تضمین تامین بودجه کافی برای محدوده حمایتی بحرانی انجام می گیرد . درباره نقش نهایی در فرایند بودجه و کنترل مدیریت منابع در جلد سوم این دوره از کتابها بحث خواهد شد .

توجه به عدالت وتوسعه با بیت المال حتما نیاز به یک مدیر ومتخصص در ارکان اصلی در قوای سه گانه نیاز می باشد

جهت جلوگیری از واگرایی برنامه ها با اهداف واسناد با لادستی نیاز به برنانه ریز وفرایند علمی باتجربه می باشد

برنامه ریزی با اهداف کلان جامعه وکشور نیاز به برنامه ریزی غیر متمرکز دارد لیکن جهت برنامه های منطقه واستانی ونگاه به پتانسیل وظرفیت آنهاجهت توسعه بر مبنای عدالت نیاز به برنامه غیر متمرکز دارد

در برنامه ریزی وتخصیص بودجه بدون شناخت به الویتهای جامعه وکشوروعدم محاسبه مدیریت ریسک انها عدم انجام برنامه های عملیاتی می باشد

یک برنامه ریزی خوب ودیدن همه جوانب با فرایند معتبر ومدیر با تجربه وتحصیل مرتبط در سطح ملی بالابردن سرمایه اجتماعی وامنیت ورقابت پذیری در منطقه وسطح بین الملل را در برداردو در سطح یک بنگاه اقتصادی رشد برندورقابت پذیری ومشتری مداری ونهایتا سود بالا ونفوذ در کشورها وفرهنگ سازی وتمدن ساری را در بر دارد.